"I get up, and nothing gets me down.You got it tough. Ive seen the toughest around. And I know, baby, just how you feel. Youve got to roll with the punches to get to whats real Oh cant you see me standing here, Ive got my back against the record machine I aint the worst that youve seen. Oh cant you see what I mean ? Might as well jump. jump ! Might as well jump. Go ahead, jump. jump !..." (Van Halen " Jump")
Bonjour à tous et à toutes ! Aujourd'hui c'est une petite mise au point sur le fonctionnement des dates relatives à votre événement (celles-ci vous sont demandées tout au long de la création de votre invitation électronique).
Il faut tout d'abord différencier "deux types de dates" :
Type 1 -Celles qui définissent dans le temps le début et la fin de votre événement (jour, mois, année, heures et étalement dans le temps lorsqu'il s'agit d'une collecte de fonds).Vous les retrouvez à l'onglet "éléments de base".
Type 2 -Celles qui vont déterminer le début des actions et paramètres souhaités pour votre invitation (rappels, ré-envoi, envoi à une date ultérieure). Vous les retrouvez à l'onglet "administration".
Alors de quoi s'agît il exactement ?!
En bas de page, à l'onglet "éléments de base" (étape 1 de la création d'une invitation électronique) se trouve le paramétrage des dates de votre événement (type 1).
Dates de l'événement (début et fin):
Ces dates déterminent le début et la fin de votre événement.
Attention ! Dans le cas d'une "collecte de fonds" il est nécessaire que ces dates coïncident. Les dates représentent "l'action de la collecte" et non pas le temps alloué à cette collecte.
Date limite de réponse
Ce paramètre non obligatoire détermine la date jusqu'à laquelle vos invités peuvent répondre, après cette date le cadre de réponse de l'invitation se referme. (par défaut la date limite de réponse sera la date de l'événement si vous n'en avez pas établie).
Attention ! Il sera toujours possible de voir votre invitation mais on ne pourra plus y répondre ni procéder à un paiement (dans le cas ou vous avez demandé une participation financière à vos invités) une fois que le cadre de réponse est fermé. Si c'est une erreur, à vous de la rectifier en changeant la date limite de réponse.
En bas de page, à l'onglet "administration" (étape 3 de la création d'une invitation électronique) se trouve le paramétrage des dates liées aux actions de votre événement (type 2).
Quand envoyer l'invitation
Choisir la date d’envoi de l’invitation en fonction de la date de votre événement (par exemple 2 semaines avant). Si l’invitation n’est pas envoyée le jour même de sa création et que celle-ci est terminée elle sera sauvegardée et affichée sur votre calendrier de la page d’accueil. Le statut de cette invitation est "prête à envoyer".
Attention ! Dans ce cas précis pour activer le statut "prête à envoyer" (en ayant au préalable établit une date ultérieur d'envoi), il vous faut tout de même impérativement cliquer sur "envoyer" en haut de la page pour ne pas que l'invitation reste à l'état de "brouillon".
Quand envoyer le rappel
Une fois après avoir sélectionné la catégorie d'invités qui recevront un rappel, il vous faut déterminer à quel moment envoyer ce rappel aux invités sélectionnés (moment définis en fonction de la date de l’événement, par exemple : la veille ou une semaine avant).
Vous n'êtes pas limité en nombre de rappels sur des événements de longues durées, cependant il est impossible d'envoyer un rappel le jour même de la date d'envoi de votre invitation (ou la 1ère date d'envoi, si celle-ci à été réenvoyée).
Attention ! Si vous avez choisi une date limite de réponse pensez à ajuster la date de votre rappel en fonction de celle-ci. En effet, les invités ne pourrons pas répondre sur l'invitation suite à votre rappel si celui-ci survient après la date limite de réponse. En effet le cadre de réponse sera fermé, même si il sera possible à vos invités de visionner votre invitation.
Afin d'aider vos invités de planifier à l'avance leur emploi du temps en utilisant leur agenda électronique ou les outils de leur téléphone portable.
à l'onglet "administration" nous vous conseillons d'autoriser l'export iCal (ajout de l'invitation sur un calendrier électronique)
En activant cette fonction, vous donnez la possibilité aux invités (si ils possèdent un logiciel le supportant) d'importer les données essentielles (dates, lieu, heures de rdv) de votre invitation dans leur calendrier et/ou agenda électronique grâce à l'export d'un fichier de type iCal.
Et voilà ! Ce n'était pas très compliqué n'est-ce pas ? N'oubliez pas de consulter la démo des services pour de plus amples détails !
Mais qu'attendez vous pour devenir membre et bénéficier gratuitement de tous les outils de gestion pour préparer des invitations électroniques personnalisées ?!
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"Someone I know is staring at me;And when I look into her eyes;I see a girl that I used to be I hardly recognise;Cause in the space of a year;I’ve watched the old me disappear;All of the things I once held precious; Just don’t mean anything anymore..." (Kim Wilde - "You came")
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